Las devoluciones y/o compensaciones de saldos a favor constituyen mecanismos previstos por el ordenamiento tributario colombiano que permiten a los contribuyentes recuperar o aprovechar aquellos valores que, como consecuencia de la presentación de una declaración tributaria, resultan a su favor. Aunque en la práctica este trámite suele parecer complejo debido a la multiplicidad de formularios, requisitos y términos que deben tenerse en cuenta, su finalidad es garantizar que quienes hayan efectuado pagos superiores a los legalmente exigibles, o hayan consolidado un saldo a favor en los términos previstos por la legislación tributaria, puedan ejercer el derecho a solicitar su devolución, compensación o imputación, según corresponda.
Así las cosas, el propósito del presente artículo es ofrecer una explicación general sobre el alcance de estos mecanismos, las personas legitimadas para solicitarlos y los requisitos básicos para su trámite ante la DIAN, sin perjuicio de las particularidades propias de cada impuesto.
Se entiende por saldo a favor el excedente que se configura en una declaración tributaria cuando los valores pagados, las retenciones practicadas o los conceptos que legalmente pueden descontarse superan el monto del impuesto efectivamente a cargo. Este saldo puede originarse, entre otras circunstancias, por pagos en exceso, pagos de lo no debido, retenciones superiores al impuesto causado o como consecuencia del resultado aritmético de la declaración tributaria.
Frente a este escenario, la legislación reconoce tres alternativas para que el contribuyente disponga de dicho excedente: (i) solicitar su devolución por parte de la DIAN mediante abono en cuenta bancaria o a través de Títulos de Devolución de Impuestos (TIDIS); (ii) destinarlo a la compensación de otras obligaciones tributarias pendientes, tales como impuestos, anticipos, retenciones, intereses o sanciones; o (iii) imputarlo a la declaración correspondiente al período gravable siguiente, con el fin de disminuir el impuesto que resulte a cargo en dicha declaración.
Estas opciones no son necesariamente alternativas o facultativas, razón por la cual es indispensable determinar desde el inicio cuál de ellas resulta aplicable en cada caso, teniendo en cuenta que cada mecanismo cuenta con un procedimiento y unos términos específicos.
Aunque con frecuencia las expresiones devolución y compensación se utilizan indistintamente, desde el punto de vista jurídico corresponden a figuras diferentes. La compensación consiste en extinguir obligaciones tributarias mediante la aplicación del saldo a favor existente, sin que ello implique la entrega material de recursos al contribuyente. Por el contrario, la devolución supone el reintegro efectivo del dinero por parte de la DIAN. Ambas instituciones encuentran su fundamento en los artículos 815 y 850 del Estatuto Tributario, disposiciones que facultan a los contribuyentes que liquiden saldos a favor para solicitar su devolución y/o compensación.
En términos generales, cualquier contribuyente que liquide un saldo a favor en su declaración tributaria se encuentra facultado para solicitar su devolución y/o compensación. No obstante, la legislación contempla determinadas particularidades según el impuesto de que se trate. Así, por ejemplo, en materia del impuesto sobre las ventas (IVA) el acceso a este derecho está sujeto a condiciones más restrictivas.
Como regla general, la solicitud de devolución o compensación debe presentarse dentro del término de dos (2) años contados a partir del vencimiento del plazo para declarar, conforme a lo previsto en el artículo 854 del Estatuto Tributario. Si bien existen términos especiales, más amplios o más reducidos según la naturaleza del saldo a favor o el beneficio tributario aplicable, es recomendable identificar y controlar este plazo desde el momento mismo en que se presenta la declaración tributaria, con el fin de evitar la pérdida del derecho a recuperar el saldo correspondiente.
Para que proceda la devolución también es necesario que la solicitud se presente dentro del término de firmeza de la declaración y dentro de los referidos dos (2) años; que el Registro Único Tributario (RUT) permanezca formalizado y actualizado, sin suspensión ni cancelación, desde la presentación de la solicitud hasta su resolución, requisito que igualmente se exige respecto del representante legal o apoderado; y, tratándose de personas jurídicas, que el certificado de existencia y representación legal se encuentre actualizado y pueda verificarse a través del Registro Único Empresarial (RUES).
Toda solicitud, independientemente del impuesto al que corresponda, puede presentarse de manera virtual mediante el Servicio Informático de Devoluciones y Compensaciones de la DIAN, iniciando el trámite con el diligenciamiento del formato 010 denominado “Solicitud de devolución y/o compensación”.
Junto con dicho formato deberán aportarse: (i) el certificado de existencia y representación legal actualizado cuando se trate de personas jurídicas; (ii) la certificación de titularidad de la cuenta bancaria, correspondiente al formato 1668, expedida con una antelación no superior a un (1) mes; (iii) la copia del poder cuando el trámite se adelante mediante apoderado, utilizando el formato 1391; (iv) la relación de las retenciones o impuestos descontables que dieron origen al saldo a favor, según el impuesto correspondiente; y, de manera opcional, (v) una garantía a favor de la Nación cuando se pretenda reducir el tiempo de espera para obtener la devolución.
Sin perjuicio de lo anterior, existen requisitos y formatos especiales que varían dependiendo de si la solicitud corresponde al impuesto sobre la renta o al IVA, así como de la calidad del contribuyente, aspectos cuya revisión debe realizarse atendiendo a las circunstancias particulares de cada caso.
Es así que, en términos prácticos, el trámite exige verificar previamente que la declaración efectivamente registre un saldo a favor y que la solicitud se presente dentro del término general de dos (2) años. Igualmente, es necesario actualizar el RUT y confirmar la vigencia del certificado de existencia y representación legal, reunir y digitalizar los documentos soporte, entre ellos el certificado bancario, el poder cuando aplique y las relaciones de retenciones o impuestos descontables correspondientes, así como gestionar la firma electrónica en caso de no contar con ella, dado que, en caso de que se radique de forma virtual, este es un requisito indispensable.
Posteriormente, deberá diligenciarse el formato 010 en el Servicio Informático de Devoluciones y Compensaciones y radicar la totalidad de los soportes dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al inicio del trámite virtual, con el propósito de evitar el cierre automático del procedimiento por parte del sistema. Finalmente, es indispensable verificar que el formato 010 contenga la marca “RADICADO”, como constancia de la presentación formal de la solicitud, efectuar seguimiento al trámite mediante el número de asunto asignado y esperar la expedición de la resolución correspondiente, la cual será notificada al buzón electrónico registrado en el RUT.
El tiempo requerido para que la DIAN resuelva la solicitud depende de cada caso. Empero, como regla general:
(i) el término es de quince (15) días hábiles cuando procede la devolución automática;
(ii) de veinte (20) días cuando la solicitud se presenta con garantía a favor de la Nación; y
(iii) de cincuenta (50) días en el trámite ordinario, aplicable en los demás casos, sin perjuicio de algunos términos especiales previstos para determinados responsables del IVA.
Cuando el valor objeto de devolución sea igual o inferior a 1.000 UVT, el pago se efectuará mediante abono directo a la cuenta bancaria certificada; si supera dicho monto, la devolución se realizará mediante Títulos de Devolución de Impuestos (TIDIS).
En materia del impuesto sobre la renta, el saldo a favor puede tener origen en anticipos de períodos anteriores, excesos de retención en la fuente, autorretenciones o imputaciones de saldos previos y, en principio, cualquier contribuyente que registre un saldo a favor puede solicitar su devolución o compensación.
En contraste, respecto del impuesto sobre las ventas (IVA), la norma establece un régimen más restrictivo, por lo que se permite la devolución o compensación únicamente a determinados responsables, entre ellos los exportadores, los productores de bienes exentos, quienes comercializan bienes y servicios gravados a la tarifa del cinco por ciento (5%) y quienes han sido objeto de retención de IVA.
En consecuencia, el simple hecho de que el IVA descontable supere el IVA generado a la misma tarifa no otorga, por sí solo, el derecho a solicitar devolución o compensación, pues dicho saldo únicamente podrá imputarse a períodos gravables posteriores.
Dentro de los errores más frecuentes que deben evitarse al momento de realizar este trámite se encuentran (i) la presentación de la solicitud por fuera del término de dos (2) años o el vencimiento del plazo de cinco (5) días para completar la documentación soporte una vez iniciado el trámite virtual; (ii) mantener el RUT desactualizado, suspendido o con inconsistencias frente a la información registrada en la Cámara de Comercio; (iii) omitir la presentación de la totalidad de los formatos soporte exigidos para cada uno de los períodos que integran el saldo a favor y su arrastre; y (iv) diligenciar información en los formatos que no coincida con los valores registrados en la declaración tributaria correspondiente.
La presentación de una solicitud de devolución no impide que la DIAN ejerza sus facultades de fiscalización. En efecto, la entidad podrá suspender el trámite hasta por noventa (90) días cuando existan indicios de que alguna retención, pago en exceso o impuesto descontable no corresponda, o cuando advierta indicios de inexactitud en la declaración que dio origen al saldo a favor. Si una vez concluida la investigación no se formula requerimiento especial, procederá la devolución o compensación correspondiente. Esta facultad de suspensión no es aplicable cuando la solicitud se presenta acompañada de garantía a favor de la Nación.
Además de los saldos a favor derivados de las declaraciones tributarias, el ordenamiento jurídico contempla la posibilidad de solicitar la devolución de pagos en exceso y de pagos de lo no debido, tanto en materia tributaria como aduanera. En el ámbito tributario, dichas solicitudes pueden presentarse dentro de los cinco (5) años siguientes a la realización del pago. En materia aduanera, el plazo es de seis (6) meses tratándose de pagos en exceso y de cinco (5) años cuando se trate de pagos de lo no debido.
Las devoluciones y/o compensaciones de saldos a favor son un derecho reconocido por el Estatuto Tributario en favor de quienes, como resultado del cumplimiento de sus obligaciones tributarias sustanciales, han efectuado pagos superiores a los legalmente exigibles. El ejercicio efectivo de este derecho exige el conocimiento de los términos para realizar el trámite, las condiciones generales de procedencia y los documentos para adelantar el trámite, así como la comprensión de las diferencias existentes entre los regímenes de cada impuesto. Por ello, en atención a la complejidad que caracteriza estos procedimientos, es aconsejable contar con acompañamiento profesional que permita verificar las particularidades de cada caso antes de presentar la solicitud ante la DIAN.
Escrito por
Nicolás Restrepo